Como gerenciar o tempo e a produtividade?

O tempo é o recurso mais valioso e mais escasso, porque sem ele não é possível realizar os projetos idealizados tanto na área pessoal quanto profissional.

O tempo determina o quanto trabalhamos, o quanto demoramos para concluir tarefas e o nível de sucesso que obtemos. Tratando-se de um recurso finito, é preciso usá-lo de modo estratégico para atingir os resultados que almejamos. Por esta razão surge o seguinte questionamento: Como a gestão do tempo e da produtividade pode trazer resultados positivos para os negócios?

As empresas que estão em processo de crescimento, mas que ainda não conseguem fazer uso do tempo de modo estratégico e com as ferramentas certas, possivelmente terão impactos financeiros negativos, porque a má gestão do tempo implica em prejuízos financeiros, por diversos fatores, tais como a baixa produtividade de trabalho da equipe, a queda nas vendas de produtos, a alta rotatividade de funcionários que gera maiores custos ao empregador entre outros.

Para auxiliar as pequenas empresas, destacamos os 7 passos de como realizar a gestão do tempo e a produtividade visando atingir melhores resultados com toda a equipe:

Tempo e lucratividade

É importante lembrar-se daquele famoso bordão "tempo é dinheiro", afinal para as empresas, de fato essa afirmação é verdadeira. Quando não há desperdício de tempo nas rotinas e processos, no cumprimento das agendas e metas, na escala produtiva, isso refletirá diretamente em redução de custos, logo haverá aumento dos lucros. A gestão adequada do tempo resultará em menos estresse, mais produtividade, mais rentabilidade, menos retrabalho, menos problemas de vida, mais tempo livre, melhor aproveitamento do tempo e mais oportunidades.

Definir responsabilidades

É preciso definir o papel de responsabilidade de cada membro numa organização, a começar pelo líder. Quando todos os membros tem clareza de suas funções e de suas responsabilidades, isso viabilizará o processo de trabalho. O líder precisa buscar capacitação pessoal com frequência e assim treinar sua equipe periodicamente. É importante pensar se todos conhecem seus prazos de entregas? Todos estão cientes da missão e visão da empresa, estão trabalhando de acordo com essa visão? A equipe tem clareza sobre o que o empregador espera de cada colaborador?

Organização e produtividade

O fator organização impacta diretamente na produtividade de uma empresa, uma vez que se perde muito tempo procurando documentos, arquivos físicos e digitais num espaço desorganizado. Importante ter os arquivos identificados de maneira clara e objetiva e não todos misturados. Excesso de papéis, de pastas em armários, excesso de pastas no computador, caixas, produtos desfasados ou deteriorados em estoque ou quaisquer outros itens que estejam contribuindo para a desorganização dos espaços de trabalho, devem ser eliminados.

Divisão de tarefas

Ao compreender a responsabilidade de cada membro da equipe, é importante que o líder delegue algumas tarefas, reduza outras e elimine outras. O líder precisa focar na supervisão das rotinas e treinar sua equipe para que realize com excelência as tarefas e não ser um centralizador de todas as ações. Líderes centralizadores impede que sua equipe desenvolva novos potenciais.

Hiperfoco e procrastinação

As atividades serão adequadas de acordo com o tempo que o líder determina que elas sejam feitas, nesse ponto ter hiperfoco é importante. Quando a equipe trabalha em hiperfoco, o trabalho de 1 hora pode ser equivalente a 1 dia de trabalho. Por outro lado, quando a equipe tem prazos longos demais na entrega, certamente tenderá a procrastinação. Portanto, evite prazos longos e estimule o hiperfoco nas rotinas de trabalho, se preciso sinalize o espaço do colaborador em hiperfoco, para evitar interrupções, crie estratégias de bloquear interferências externas, isso poderá irá trazer bons resultados.

Planejamento semanal

É fundamental que a empresa possua estratégias de planejamento semanal com toda a equipe, usando ferramentas, realizando reuniões mais produtivas entre outras ações que pode ser usadas dentro do planejamento semanal. A agenda semanal precisa ser clara a toda a equipe, é importante que os membros tenham ciência das rotinas que envolve a organização.

Vida pessoal e profissional

Na vida somos apenas um indivíduo exercendo muitos papéis, não há como dissociar o trabalho da vida pessoal, o ideal é criar um equilíbrio de modo que uma área da vida não prejudique outra. Nesse ponto, é importante usar estratégias e ferramentas de otimização de tempo, a fim de gerenciar as rotinas da vida pessoal e profissional. É preciso alinhar com os membros da família esses períodos de hiperfoco da vida profissional, para gerar compreensão e respeito entre os envolvidos. Contudo esses períodos de hiperfoco e excesso de trabalho, devem ter começo, meio e fim, não podem se estender por muitos meses, para não gerar frustrações ou mesmo prejudicar a saúde do indivíduo.

Acredita-se que uma empresa que trabalha otimizando o tempo e a produtividade de sua equipe, certamente estará melhorando a vida das pessoas, o ambiente de trabalho, a comunicação da equipe, alinhando expectativas, reduzindo desperdícios, definindo o papel de responsabilidade de cada membro e desta forma crescer organizadamente.

Participe do treinamento de Gestão do Tempo e Produtividade para Pequenos negócios.

Escrito por:

Cristina Chagas

Analista Comportamental e Coach, MBA em Gestão de Pessoas, Especialista em Gestão da Informação e do Conhecimento, Bacharel em Biblioteconomia, Palestrante da área de Desenvolvimento Pessoal.